Zahlungen für Geschäftsreisen
die über verschiedene Buchungsstellen, Währungen und Korridore hinweg gelten.
Für Geschäftsreiseprogramme, die über TMCs, OBTs und Spesenplattformen abgewickelt werden: eine Zahlungsschicht, die den Monatsabschluss hinsichtlich Bucher, Budget, Zahlungsart und Korridor abschließt, ohne dass eine neue Abhängigkeit für die Finanzabteilung entsteht oder eine Neugestaltung der Plattform erforderlich ist.
- Zur KasseDer Kunde wählt eine Zahlungsart aus und bestätigt diese
- GenehmigungDer Aussteller genehmigt oder lehnt den Antrag in Echtzeit ab
- ErfassungGenehmigte Mittel werden gesperrt und gekennzeichnet
- AbrechnungÜberweisung: Überweisen Sie das Geld an den Erwerber
- AuszahlungDer Händler erhält die freigegebenen Gelder
Zugelassener österreichischer Zahlungsdienstleister und Acquirer mit über 25 Jahren Geschäftstätigkeit
Die drei Wege, auf denen eine Zahlungsplattform für Geschäftsreisen dem Programm unbemerkt seine Marge schmälert.
Fragen Sie einen Leiter des Zahlungswesens, der ein Geschäftsreiseprogramm verwaltet, warum das letzte Quartal nicht wie erwartet verlief, und die Antwort lautet selten: eine einzelne fehlgeschlagene Transaktion. Es handelt sich um ein Muster, das sich erst Wochen später in den Zahlen abzeichnet, sobald die Finanzabteilung den Monat abgeschlossen hat.
Das Modell der Geschäftsreisen mit einem einzigen Anbieter.
Strukturelle UrsacheEin Anbieter übernimmt die Kartenakzeptanz, Einzahlungs- und Kontostandsabläufe, den Abrechnungsprozess in mehreren Währungen sowie die TMC-Integration. Diese Zusammenarbeit ist praktisch, solange es nicht die einzige ist; jede Änderung des Zahlungssystems, jede Einstellung einer Zahlungsmethode oder jede Regulierung eines Zahlungskanals läuft jedoch über denselben Anbieter.
Wirtschaftliche FolgenWenn sich diese Möglichkeit verengt, gibt es für das Programm keinen alternativen Weg mehr. Eine Buchungswelle trifft auf einen beeinträchtigten Acquirer, und das Zahlungsteam ruft den Kundenbetreuer an, anstatt die Verlagerung des Datenverkehrs zu beobachten.
Eine nachträglich rekonstruierte Versöhnung.
Strukturelle UrsacheBuchender, Budget, Methode, Korridor und Erstattungszyklus enden selten am selben Tag. Wenn der Abstimmungsnachweis bei der Abrechnung nicht erstellt wird – mit Angabe des buchenden Mitarbeiters, des Budgets, der Methode und des Abrechnungsdatums in jeder Zeile –, erstellt die Finanzabteilung ihn jeden Monat manuell neu.
Wirtschaftliche FolgenDie Arbeitsbelastung, die sich nur schlecht skalieren lässt, ist nicht das Transaktionsvolumen. Es ist die Nachbearbeitung. Ein Programm, das einen Korridor erweitert, erhöht auch die Anzahl der Stunden, die die Finanzabteilung für dessen Abstimmung aufwendet, und diese Kosten bleiben unsichtbar, bis die Finanzabteilung darauf hinweist.
Abwicklung von Einzahlungs- und Kontostandsaufträgen als Plugin.
Strukturelle UrsacheBei FIT-Buchungen und Gruppenreservierungen erfolgt die Zahlung nach dem Prinzip „Anzahlung jetzt, Restzahlung später“ über ein Firmenkonto. Wenn die Abwicklung der Aufträge über ein Plugin und nicht über eine vertraglich vereinbarte Funktion erfolgt, wird für jeden neuen Korridor oder jede neue Methode ein neues Integrationsprojekt eröffnet.
Wirtschaftliche FolgenDas Spitzenbuchungsfenster ist der Zeitpunkt, zu dem das Plugin einem Belastungstest unterzogen wird, und das Plugin wurde für das vorherige Fenster ausgelegt, nicht für das aktuelle. Buchungen mit mehreren Flugabschnitten können nur auf eine Weise verarbeitet werden: Sie werden manuell weitergeleitet.
Die Lösung liegt nicht in einer größeren Anzahl von Anbietern. Es handelt sich vielmehr um eine Zahlungsschicht, deren Standardkonfiguration bereits alles enthält, was Unternehmensreiseprogramme benötigen, um Buchungen, Währungen und Reiserouten über verschiedene Bucher hinweg zu verwalten.
Ein System zur Abrechnung von Reisekosten, das über alle Buchenden, Währungen und Märkte hinweg einheitlich funktioniert.
Vier Kriterien unterscheiden eine Zahlungsplattform, die ein Geschäftsreiseprogramm voranbringt, von einer, die lediglich das letzte Programm umgesetzt hat. Fragen Sie bei Ihrem nächsten Gespräch mit dem Anbieter ausdrücklich nach jedem einzelnen dieser Kriterien.
Verfügt die Gegenpartei über eine aufsichtsrechtliche Grundlage, die Sie gegenüber der Compliance-Abteilung in einem Satz begründen können?
Ein zugelassenes EU-Zahlungsinstitut als Vertragspartner, nicht ein Vermittler, der lediglich auf der Lizenz eines anderen aufbaut.
Geschäftsreisen bewegen sich an den Grenzen der Akzeptanz, an die andere Branchen nicht heranreichen. Eine Programmüberprüfung kann von der Antwort auf eine einzige Risikoprüfungsfrage abhängen, und die Compliance-Abteilung möchte, dass diese Frage von der Gegenpartei selbst benannt wird – nicht von einem nachgelagerten Unterauftragsverarbeiter. Ein zugelassenes österreichisches Institut mit mehr als 25 Jahren Geschäftstätigkeit verfügt über eine solide Grundlage, die auch ein Ereignis im Rahmen der Systemüberwachung, eine aufsichtsrechtliche Empfehlung oder eine Netzwerkkaskade übersteht, da die Zulassung der Partei gehört, mit der das Programm einen Vertrag abschließt, und nicht jemandem, an den der Koordinator das Volumen weiterleitet.
Fragen Sie einen beliebigen Anbieter: Welche Instanz in der Kette verfügt tatsächlich über die Lizenz, von der das Programm abhängt, und wie viele Vermittlungsstufen liegen zwischen dieser Instanz und dem Händlervertrag?
Wird der Monatsabschluss in dieser Konfiguration ohne zusätzliche Mitarbeiter durchgeführt?
Die Abstimmungsunterlagen gehen bei der Abrechnung ein und enthalten in jeder Zeile Angaben zu Bucher, Budget, Methode, Korridor und Abrechnungsdatum.
Die Arbeitslast, die sich im Geschäftsreisebereich nur schwer skalieren lässt, ist nicht das Transaktionsvolumen, sondern die Rekonstruktion der Abstimmung. Eine Zahlungsschicht, die den von der Finanzabteilung abgeschlossenen Belegpfad liefert – wobei Bucher, Budget, Zahlungsart, Korridor und Abrechnungsdatum zum Zeitpunkt der Abrechnung vollständig vorliegen –, ist eine Zahlungsschicht, deren Kosten auch dann vorhersehbar bleiben, wenn das Programm um weitere Korridore erweitert wird. Ein Rahmenvertrag, ein lizenzierter Vertragspartner, keine Kette von Unterauftragsverarbeitern: Der Datenpfad, den die Finanzabteilung erhält, ist derselbe, den sie abschließt.
Fragen Sie einen beliebigen Anbieter: Wie sieht der Monatsabschluss in Ihrem Bereich aus, wenn ein Unternehmensreiseprogramm im letzten Quartal um drei Korridore und zwei neue Verfahren erweitert wurde?
Lässt sich die Zahlungsschicht integrieren, ohne dass das Buchungstool neu erstellt werden muss?
Die Ebene lässt sich nahtlos in den bestehenden OBT-, TMC- und Spesen-Stack integrieren: Der Umfang der Änderungen wird vor der Unterzeichnung dokumentiert, nicht erst danach.
Platform wird keinen Umbau ausschließlich für die Zahlungsschicht finanzieren. Die richtige Frage lautet nicht: „Wird Ihre API funktionieren?“. Die richtige Frage lautet: „Was genau ändert sich auf meiner Seite – schriftlich festgehalten –, bevor ich mich dazu verpflichte?“. Die vertraglich festgelegte Abwicklung von Einzahlungsaufträgen auf der Zahlungsplattform (anstelle eines Plugins pro Methode) ermöglicht es, dass mehrstufige Buchungen Integrationszyklen ohne separates Projekt überstehen. Der Umfang der Änderungen ist in einem gemeinsamen Dokument festgehalten und stellt keine Überraschung beim Onboarding dar.
Fragen Sie jeden Anbieter: Bitte teilen Sie mir vor der Unterzeichnung schriftlich den genauen Umfang der Änderungen an meinem derzeitigen OBT-/TMC-/Spesenpaket mit, einschließlich der Abwicklung von Anzahlungen und Restbeträgen.
Gilt diese Konfiguration für alle Währungen und Handelskorridore ohne versteckte Umrechnungen?
EUR, USD, GBP, CHF und angrenzende Währungskorridore werden direkt beim Acquirer abgerechnet und nicht nachgelagert umgerechnet.
Die Ausgaben für Geschäftsreisen werden bei der Abrechnung in verschiedene Währungen umgerechnet, während die Berichterstattung häufig in einer einzigen Referenzwährung konsolidiert wird. Erfolgt die Umrechnung nachgelagert, d. h. innerhalb eines Orchestrators oder eines Vermittlers, wird die geltende Devisenbehandlung übernommen und nicht ausgewählt, und auch die Finanzabteilung übernimmt diese. Werden die Zahlungswährungen direkt auf Ebene des Acquirers abgewickelt, wird die Devisenbehandlung vor der Unterzeichnung pro Korridor dokumentiert und erscheint in der Abstimmungszeile als benannte Position und nicht als versteckte Verbindlichkeit.
Fragen Sie einen beliebigen Anbieter: Teilen Sie mir für jede meiner aktiven Währungen mit, an welcher Stelle in der Kette die Umrechnung erfolgt und welche Wechselkursregelung dabei zur Anwendung kommt.
Vier Kriterien. Vier Fragen, die in jedem Gespräch mit einem Anbieter eine wichtige Rolle spielen. Im Folgenden erfahren Sie, wie DaoPay diese Kriterien tatsächlich erfüllt.
Nicht auf dieser Ebene treten Probleme bei der Abrechnung von Geschäftsreisen auf. Vielmehr liegt der Knackpunkt an der Schnittstelle zwischen zwei Ebenen.
Jedes Zahlungssystem für Geschäftsreisen besteht aus drei konkreten Ebenen: der Akzeptanz der Karte des Buchenden, der währungsübergreifenden Abrechnung und dem Abgleich mit der Finanzabteilung. Die Ebenen selbst sind bereits seit Jahren gelöst. Was jedoch noch nicht gelöst ist, ist der Übergang zwischen diesen Ebenen – und genau hier verlieren Geschäftsreiseprogramme jeden Monat Zeit. Das folgende Diagramm ist von links nach rechts zu lesen: Es zeigt, welche Aufgaben DaoPay auf jeder Ebene übernimmt und wie der Übergang zwischen den Ebenen aussieht, wenn er vertraglich geregelt ist und nicht nur nach bestem Bemühen erfolgt.
- Zur Kasse
- Genehmigung
- Erfassung
- Abrechnung
- Auszahlung
- Finanzwesen
- Ebene 1
ANNAHME
Lokale Zahlungsmethoden, Karten, digitale Geldbörsen, TokenisierungJede Methode, die Ihre Kunden erwarten. Das richtige Land, die richtige Währung, der richtige Authentifizierungsablauf.
- Übergabe 1 · Abnahme → BearbeitungWo Routing-Entscheidungen über Ihre Erfassungsrate entscheiden
- Schicht 2
VERARBEITUNG
Routing, Wiederholungsversuche, Erfassung, NetzwerkkommunikationIntelligente Weiterleitung an den jeweils besten Acquirer pro Transaktion, mit kaskadierenden Wiederholungsversuchen, falls ein Pfad ausfällt.
- Übergabe 2 · Bearbeitung → AbstimmungWo Abrechnungsdateien in Ihr Hauptbuch einfließen – in der Regel eigenständig
- Schicht 3
ABSTIMMUNG UND AUSZAHLUNG
Abstimmung der Abrechnungen, Gebührenabrechnung, AuszahlungsplanungEin einziger Abstimmungs-Feed für alle Zahlungsmethoden und Acquirer, Auszahlungen nach dem von Ihnen gewählten Zeitplan.
Welche Betriebsebene ist für die jeweilige Station der Reise verantwortlich, und an welchen beiden Grenzen enden die Stacks mit mehreren Anbietern?
Sind Sie sich nicht sicher, ob Geschäftsreisen zu Ihrer Situation passen?
Wir haben für jede Branche, in der wir Ihnen zur Seite stehen können, eine eigene Seite erstellt. Wählen Sie die Seite aus, die Ihrem Unternehmen am ehesten entspricht, oder sehen Sie sich die untenstehende grafische Übersicht an, um herauszufinden, zu welcher Welt Sie gehören.
Lieber mit Vorsprung starten?Wählen Sie unten Ihre Branche und sehen Sie den passenden Ablauf.
Die Rahmenbedingungen für Geschäftsreisen sind klar abgegrenzt. Ein kurzer Überblick zeigt Ihnen, auf welcher Seite Sie stehen, noch bevor sich jemand festlegt.
Ihr Ansprechpartner prüft den Fall, vergleicht ihn mit den tatsächlichen Kriterien, nach denen DaoPay Geschäftsreiseprogramme bewertet, und teilt Ihnen anschließend mit, ob der Antrag genehmigt („Go“), zur Überprüfung vorgelegt („Review“) oder abgelehnt („No-Fit“) wird. Dies erfolgt schriftlich unter Angabe der Gründe.
Beantworten Sie die Fragen, die Sie beantworten können, und lassen Sie die Felder, bei denen Sie sich unsicher sind, einfach leer. Es wird nichts übermittelt, bis Sie auf die Schaltfläche klicken.
Bevor die Empfehlung intern weitergegeben wird, wünschen sich vier Abteilungen eine Antwort, die sie eigenständig vertreten können.
Eine Entscheidung über die Zahlungsabwicklung von Geschäftsreisen wird selten in einem einzigen Raum getroffen. Die Abteilungen Finanzen, Technologie, Treasury und Compliance wünschen jeweils eine Begründung in einer Form, die sie in ihre eigene Prüfung einbeziehen können. Die folgenden vier Zeilen zeigen, welche Informationen ein Leiter des Zahlungsverkehrs den einzelnen Abteilungen übermittelt.
Welche Buchungs- und Zahlungsmodelle für Geschäftsreisen sind derzeit im Rahmen desselben Rahmenvertrags vertraglich geregelt?
Kartenzahlungen auf Seiten des Buchers, Anzahlung und Restzahlung für Einzelreisende und Gruppen sowie die Überweisung von Konto zu Konto für die Rechnungsstellung an Unternehmen sind in einem Vertrag zusammengefasst; die für die jeweilige Reiseroute geltenden Zahlungsmethoden sind im PreCheck aufgeführt.
Geschäftsreisebuchungen erfolgen selten ausschließlich über einen einzigen Zahlungsweg. Ein Buchender belastet bei der Autorisierung eine Firmenkreditkarte; bei einer Gruppenreservierung wird eine Anzahlung geleistet und der Restbetrag später über ein Firmenkonto beglichen; ein TMC rechnet das in Rechnung gestellte Volumen monatlich über eine Treasury-Referenz ab. Alle drei fallen unter einen Rahmenvertrag, wobei die Zahlungsabwicklungsbeziehungen direkt von DaoPay als EU-Acquirer verwaltet werden und nicht über einen nachgelagerten Partner weiterverkauft werden. Korridorspezifische Methoden, die derzeit nicht abgedeckt sind, werden im PreCheck aufgeführt, zusammen mit den Voraussetzungen für deren Hinzufügung.
Fragen Sie einen beliebigen Anbieter: Welche der drei oben genannten Geschäftsreisemodelle sind derzeit in Ihrem Rahmenvertrag enthalten, und welche würden den Abschluss einer neuen Vereinbarung erfordern?
Wenn während einer Buchungswelle die Verbindung zu einem akquirierenden Partner unterbrochen wird, was sieht der Buchende und was wird dem Zahlungsteam mitgeteilt?
Der Datenverkehr wird innerhalb von Sekunden auf Transaktionsebene auf die zweite Instanz umgeleitet; für den Buchenden ändert sich nichts; das Zahlungsteam erhält eine schriftliche Bestätigung vom Ansprechpartner des Kontos.
Jedes Geschäftsreiseprogramm auf unserer Bahnplattform verfügt vom ersten Tag an über mindestens zwei aktiv genutzte Abwicklungsstrecken, die entsprechend den tatsächlich vom Programm verwendeten Währungen und Korridoren ausgewählt wurden. Sollte es bei einer Strecke zu einer Beeinträchtigung kommen, wird die Routenführung auf Transaktionsebene angepasst, ohne dass sich der Buchungsablauf für den Reisenden ändert. Auf unserer Seite ist die Umleitung in Echtzeit sichtbar, und der Ansprechpartner für das Konto kontaktiert als Erster das Zahlungsteam, um mitzuteilen, was ausgefallen ist, was umgeleitet wurde und was dem OBT-Team mitgeteilt werden soll, falls es in der folgenden Stunde zu einer Häufung von Anfragen seitens der Bucher kommt.
Fragen Sie einen beliebigen Anbieter: Bei welcher Latenz erkennt Ihr Zahlungsnetzwerk eine Verschlechterung der Akquisitionsqualität, und wer in Ihrem Unternehmen kontaktiert als Erster das Zahlungsteam?
If a method or a corridor is pulled overnight by a scheme, a regulator or the acquirer itself during a booking peak, what runs and how does the programme find out?
Die Ersetzung wird vom Ansprechpartner des Kunden vorgeschlagen, bevor die Nachricht über das Netzwerk an die Sendung gelangt; bereits vertraglich vereinbarte Ausweichmaßnahmen sorgen dafür, dass die Sendung weiterläuft.
Korridore werden in den meisten Fällen zum falschen Zeitpunkt angepasst, und im Geschäftsreisebereich ist der falsche Zeitpunkt ein Freitagnachmittag während einer Buchungswelle. Wir verpflichten uns dazu, dass der Ansprechpartner des Kunden die erste Person ist, von der das Programm informiert wird – mit einer schriftlichen Begründung und einem Ersatzvorschlag, noch bevor das Netzwerk oder die Fachpresse die Nachricht verbreiten. Die Ersatzmaßnahmen basieren soweit wie möglich auf den Bestimmungen des Rahmenvertrags, sodass der Rückgriff vertraglicher und technischer Natur ist und kein Notfall-Integrationsprojekt darstellt.
Fragen Sie einen beliebigen Anbieter: Als zuletzt ein Projekt oder eine Aufsichtsbehörde eine Methode oder eine Strecke in Ihrem Schienennetz gestrichen hat – wie viele Stunden vergingen zwischen dem Zeitpunkt, zu dem das Programm davon erfuhr, und der Inbetriebnahme der Ersatzlösung?
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